“אני על זה” – יוזמה מהפכנית שמסייעת לעסקים מבריקים במיוחד.
כל מי שנדרש לטפל במשימה מכיר את צירוף המקרים "אני על זה". אבל יש מי שעבורם או בעיקר עבורן המשפט הזה הוא דרך חיים מקצועית. בעולם האדמיניסטרטיבי באשר הוא אחת התכונות החשובות ביותר לביצוע התפקיד בצורה טובה הוא "להיות על הדברים". להיות מסוגלים לטפל בריבוי משימות להיות צעד קדימה לזכור ולהזכיר וכן לנהל ולארגן.
הרבה פעמים אנשים מרגישים ששירות אדמיניסטרטיבי מעולה חייב להתבצע מהמשרד אבל זוג נשים חכמות ומוכשרות השכילו להבין שכמו בהרבה תפקידים גם במקרה הזה ניתן להסתייע בשירותי מיקור חוץ גם לעבודה אדמיניסטרטיבית ולקבל שירות לא פחות ממעולה. לעסק שהקימו הן בחרו לקרוא “אני על זה”.
איך עלה הרעיון להקים כזה עסק?
רותם ישראלי בת 34 רווקה מחריש, בעלים ומנכ”לית החברה. עורכת דין בהשכלתה, בעלת תואר ראשון במשפטים וממשל מהבינתחומי, אבל בפועל חיה, נושמת ובועטת אדמיניסטרציה מספרת: “כל חיי עסקתי בתפעול, ייעול וניהול אדמיניסטרטיבי של עסקים קטנים, בינוניים וגדולים ומשהו בעולם הזה פשוט מחייה אותי מבפנים. כן, אני מכורה לייעול משרדי, רשימות, לצ’ק ליסט ובעיקר למילה “טופל”.
האמת היא, שהבדיחה במשפחה שלי היא שמגיל 4 ידעתי ש”אני רוצה לנהל”. הייתה לי תשוקה והתלהבות ממשרד וניירת כבר מהימים שבהם אבא שלי היה לוקח אותי למשרד שלו. עם הזמן, הבנתי שאני חיה את החלום שלי בתור ילדה קטנה – רק שהוא הלך והתחדד. זכיתי לנהל לשכה עת שירתתי במשרד הביטחון, ושם כבר הבנתי שאני הרבה מעבר “לעוזרת אישית”. ייעלתי תהליכי עבודה, בניתי נהלים, שיפצתי ודייקתי שגרות מול הספקים, הלקוחות ובעיקר ברמה הפנים ארגונית. כל אלה גרמו לי להבין שיש לי יכולת להביט על הדברים מלמעלה, ועדין לשים דגש על הדברים הקטנים והחשובים באמת.
לאורך הקריירה שלי שמשתי כעוזרת אישית למנכ”לים בכירים במשק, ניהלתי עסקים קטנים ברמה התפעולית והאדמיניסטרטיבית והבנתי, לאט לאט, שזה הפורטה שלי. אני יודעת לקחת משהו טוב, ולהפוך אותו למצוין!
לא פעם רואים בי ג’ירפה – כזו שמצליחה להביט על העסק ממעוף הציפור ובכך לבנות שגרות עבודה, לייעל תהליכים מה שמאפשר ללקוחות שלנו לעשות את מה שהם באמת אוהבים וחולמים לעשות. אני משמשת כיו”ר משותפת בעמותת הל”ב במשפט וכמנטורית בעמותת “יוזמות עתיד”, בהתנדבות מלאה.”
שותפתה לעסק היא רביד חכמון – בת 45 נשואה + 2 בוגרים מחריש, מנהלת קשרי לקוחות ופיתוח עסקי בחברה. חכמון מגיעה מעולמות התוכן של אירועי חברה וכנסים. עד הקורונה הייתה לה חברה להפקת אירועים עסקיים ועבדה מול מגוון רחב של חברות וארגונים ובמרץ 2020 הכל השתנה בבת אחת.
“זה דרש ממני לעשות שינויים מהותיים להיות יצירתית, להסתגל למצב ולייצר לי משהו חדש אחר ומעניין, שיירגש אותי באותה המידה כמו הטירוף והאדרנלין שאני מכירה וחיה בעוצמות גבוהות מהאירועים. ואכן ב”אני על זה” מצאתי את כל זה והרבה מעבר.”
“חברה משותפת הכירה בינינו והחיבור היה ” מוסיפה חכמון “הבנו אחת את השנייה מהר מאוד, ואת הרצון לגדול ולהתפתח יחד. מיד נכנסתי לעניינים באופן טבעי כאילו מאז ומתמיד הייתי שם. אנחנו מאמינות שאין כזה דבר סתם, ולכן הכניסה שלי בנקודה המסוימת הזו דווקא, הייתה הכי במקום הנכון ובזמן הנכון, ומהר מאוד יחד הקפצנו את העסק למקומות חדשים וגבוהים מעבר לכל דמיון. כשזה נכון זה נכון ! אנחנו נהנות מצמיחה מטורפת, וכל הזמן מפתחות יחד את העסק.”
איך דווקא הקורונה גרמה לכן לפרוץ?
“בקורונה בעצם עסקים הבינו שאפשר גם אחרת. כולנו למדנו על צניעות, על ניהול רזה, על צורת עבודה מהבית שהיא בעצם מרחוק, ובעיקר מי שלמד להסתגל מהר לשינויים והטמיע תהליכים של חדשנות בעסק, בעצם המשיך לפעול כרגיל ובגדול.
למזלנו בזמן הקורונה העסק שלנו צמח, מאחר ונתנו את המענה בדיוק לצרכים של המון עסקים שסגרו להם את המשרדים והם נאלצו לפטר כח אדם, בזמן שהעסק היה צריך להמשיך ולתפקד, לכן השירות שלנו של עוזרת אישית ומנהלת משרד מרחוק נתן להם בדיוק את המענה המקצועי אותו הם היו צריכים כדי להמשיך לעבוד ולתפעל את העסק.
החשיבה מחוץ לקופסא, היצירתיות והרצון שלנו להוביל בחדשנות גם עסקים מסורתיים, הוביל לכך שגם עכשיו, שהחיים מתחילים לחזור למסלולם – אנשים מתעניינים בשירות שלנו יותר ויותר, כי משהו בשיטה היעילה הזו, בצמצום המדויק, בסופו של דבר – מקפיץ את העסק.
בשנה האחרונה, צוות אני על זה שילש את עצמו, דבר שמחייב אותנו ברמה האישית והמקצועית כל הזמן, לחדש, לשדרג ולדייק את תהליכי העבודה הפנים ארגוניים שלנו. לשם כך, מידי חודש אנו נפגשות ליום שלם של העשרה ולמידה של תכנים חדשים יחד עם חיבוקים ונשיקות (בכל זאת, כולנו עובדות מרחוק).
שאנו קוראות לו Sunday funday ומטרתו הפרייה הדדית, אחת עם השנייה, להיחשף למערכות שונות ומגוונות, להפוך מקצועיות יותר בעולם ניהול המשרד ותפעול עסקים ובכך להמשיך –להתמקצע עבור הלקוחות שלנו.
כולנו עצמאיות, בעלות עסקים, עובדות רוב הזמן לבד מהמשרד הביתי שלנו ויש משהו מאוד מעצים במפגשים שלנו, בתמיכה ההדדית ובמגע האנושי שמחזק את הקשר הבינאישי שכל כך חשוב לנו.
אז מה בעצם השירותים שלכן מאפשרים?
אצלנו ניתן לקבל שירות עוזרת אישית במיקור חוץ, והכל בהתאמה אישית לכל עסק ולכל לקוח; ניהול יומן ותיאום פגישות, מענה ללקוחות, התנהלות מול ספקים, שליחת הצעות מחיר, גביה והנהלת חשבונות , ניהול ושימור לקוחות, אחזקת נכסים דיגיטליים ואפילו רווחה ומשאבי אנוש מול העובדים, וכן זה לגמרי עובד גם מרחוק!” מסבירה ישראלי וממשיכה
“אנחנו מאמינות בשקיפות מלאה ובעבודה מדויקת, התשלום הוא עבור העבודה שבוצעה בפועל, אם בוצעה וזה עובד בצורה מדהימה, חסכונית ומקצועית.”
ישראלי מדגישה “אני באמת מאמינה שעוזרת אישית זה לא מוצר פרימיום – כל אחד יכול וצריך להרשות לעצמו את זה, לשם כך המודל שלנו בנוי על תשלום בגין התפוקה נטו בלבד, ללא התחייבות מינימלית לבנק שעות או ריטיינר חודשי.
האג’נדה שלנו מתבססת בעיקר על הנגשת הטייטל “עוזרת אישית” לכל בעל עסק, באשר הוא, על העובדה שאין סיבה לייצר אבטלה סמויה בתפקיד אמון שכזה, ואולי הכי חשוב – להיות בית לנשים עצמאיות שחשוב להן לשלב בית ומשפחה, לכלכל את עצמן ולעמוד בזכות עצמן תוך שהן עושות בדיוק את מה שהן אוהבות.”
מאיפה הגיע השם “אני על זה-“- שירותי משרד לעסקים מבריקים?
ישראלי עונה “חשבתי עם עצמי מה מבטא באופן חד משמעי את העשייה שלי, איך אני מצליחה לייצר את תחושת ה”שגר ושכח” מול מי שעובד אצלי, והבנתי שהמשפט הזה הוא חלק ממני. ברגע שאני מעדכנת את מי שעובד מולי ש”אני על זה”, הוא יכול להיות רגוע ושקט שהדברים מתקתקים ומטופלים.
אנחנו כל הזמן מקבלות תגובות מדהימות! אין אחד שלא מתעכב על השם, מתרשם, מתלהב, מתרגש ממנו. הרבה מאוד לקוחות מגיעים אלינו ומספרים לנו שהם כבר בדקו כמה חברות, אבל משהו ב”שם שלנו” ובוייב שהוא משדר, סקרן אותם ממש -וזה מדהים!”
למה הכוונה כשאתן אומרות לעסקים מבריקים?
“עסק מבריק הוא אינו קנה מידה למחזור שהוא מגלגל או לסגנון או סוג הלקוחות שאיתם הוא בא במגע, עסק מבריק הוא כזה שמאמין ומבי התייעלות מה היא שכדאי ורצוי להיעזר באנשי מקצוע במיקור חוץ, מה שיפנה את בעל/ת העסק לליבת העסק ולחלק בו הוא הכי טוב ובכך העסק יוכל להתנהל בצורה האפקטיבית ביותר.
השתיים מבהירות כי ה”הברקה” אינה רק מנת חלקם של העסקים אלא גם של הצוות הפנים ארגוני שמונה נשים שהן עצמאיות, עם ניסיון אדמיניסטרטיבי רחב וניסיון בעבודה מרחוק. ראש גדול, פלפליות, יזמיות מולטי טאסקינג ויודעות לנהל תהליכים.
בעלות סדר וארגון, יכולת להיות צעד קדימה יודעות לראות את התמונה בגדול יחד עם הפרטים הקטנים. ולא פחות חשוב שיודעות לנהל עסק, מכירות את הניואנסים הקטנים שיש לבעלי עסקים ומסוגלות להזדהות איתם ממקום אמיתי וכן, שהרי היא בעצמה שם. ויחד עם זאת רוצות להרגיש חלק ממשפחת אני על זה, המשפחה הכי שווה, מפרגנת ועוצמתית שיש.”
למה כ”כ חשוב לכן לקדם נשים עצמאיות?
חכמון משיבה “במסגרת התנדבותי בעמותת “יוזמות עתיד” זכיתי ללוות בעלות עסקים יזמיות, עם רעיון עסקי מרגש, שרק היו זקוקות לדחיפה קטנה, לליווי, למרחב בטוח להיות מי שהן. לאורך השנים ליוויתי בעלות עסקים בכל נושא השיווק והעסק שלהן, ומשהו בחיבור בין נשים לעסקים מעורר אצלי תשוקה עזה להמשיך ולתת כל מה שאני יכולה בתפר הזה.
בתור מי שרוצה להקים משפחה ובו זמנית לדעת לשלב את הקריירה שלי בתוך הבית, אני שמחה ונרגשת לתת מקום וביטוי לכל מי שחשוב לה לשלב חיי משפחה ועבודה, מבלי לתהות איפה היא מוותרת יותר ואיפה פחות.
כיום אנחנו צוות של 17 נשים מדהימות ואיכותיות, לא רק מרחבי הארץ, אלא גם מרחבי העולם – אני יכולה לומר בפה מלא שהעבודה איתנו יכולה להתבצע כמעט מכל מקום בעולם, וזה עובד נפלא.”
למי השירות שלכן מתאים?
כל בעל/ת עסק שמרגישים שהם רודפים אחרי הזנב של עצמם, שאין מספיק סדר וארגון בעסק, שדברים נופלים בין הכיסאות ואין להם זמן לעסוק בשיווק ובפיתוח העסק, שהם הולכים לאיבוד בתוך הניירת ובעיקר כאלה שלא מפסיקים לברוח מרואה החשבון שלהם בסוף החודש. היום העסק שלנו נותן שירות למגוון גדול ורחב של לקוחות: עורכי דין, חברות ייעוץ וניהול, סושייאל מדיה, יזמות נדל”ן, מדריכי ומאמני כושר, מחשוב וטכנולוגיה, עולמות הטיפול והלייף סטייל, אדריכלים ומעצבי פנים, חברות סטארטאפ, רפואה ובינה מלאכותית, הנדסה, אנרגיה ועוד הרבה.
ומה התכניות לעתיד?
“”הויז’ן שלנו הוא להיות בית לעסקים. להיות ONE STOP SHOP עבור הלקוחות שלנו, וזה משהו שקורה כבר עכשיו. כיום אצלנו תחת המטריה של “אני על זה”, ניתן למצוא מגוון שירותים נוספים הקשורים לתפעול העסק. אנו עובדות עם ספקי הבית שלנו שיודעים לתת מענה מקצועי ומקיף שהלקוחות שלנו צריכים לעיתים קרובות. כמו למשל ניהול עמוד פייסבוק ומדיה דיגיטלית, הפקת כנסים עסקיים, עיצוב ומיתוג מקצועי, ייעוץ עסקי, ייעוץ כלכלי, חוויית משתמש ועוד.
מקום שהעסקים שאנו מלוות ירגישו בבית, שהם חלק ממשפחה שרק רוצה למקסם אותם, להוביל אותם לצמיחה ולשגשוג לדייק אותם ולכבוש יעדים חדשים יחד.”
ישראלי מסכמת: “אני מרגישה שהחלום שלי מתגשם ואנחנו בעשייה יומיומית מרגשת ומעצימה”.
